Lorsque l’on a un projet, il est important de planifier afin de se donner la capacité de faire un suivi d’exécution. Sans une telle préparation, il y a peu de chances d’atteindre l’objectif ou si on y arrive, c’est au prix d’énormes sacrifices que l’on pourrait s’épargner en se préparant comme il convient. Ainsi, si vous souhaitez organiser un voyage scolaire, vous devez prendre vos dispositions pour que ce projet se concrétise et se déroule correctement. Voici comment procéder.
Préparez-vous au moins un an à l’avance au voyage scolaire
Cette recommandation un peu exagérée en apparence ne l’est pas en réalité. Il est nécessaire que vous preniez vos dispositions à l’avance. L’idéal, c’est de mûrir l’idée du voyage scolaire déjà à votre niveau et d’en régler certains détails tels que la destination, le nombre de jours, le moyen de déplacement et autres.
Lors de votre préparation, les personnes qui feront partie du projet devront rejoindre l’équipe assez tôt, pour qu’ils puissent eux-mêmes apporter des idées, tant sur la destination principale que sur les différentes choses à visiter. Elles pourront alors vous êtes d’une grande aide pour la préparation du voyage.
Les personnes dont nous parlons ici peuvent être considérées comme les futurs acteurs principaux du voyage scolaire. Ce sont :
- Le chef de l’établissement ;
- Les parents.
Les élèves, quant à eux, pourront apporter des idées sur des choses qu’ils aimeraient bien voir, car un voyage scolaire les concernant principalement, il serait judicieux de savoir ce qui les intéresserait.
Il est évident que chacune de ces personnes peut influer sur la tenue effective de votre voyage scolaire. Les informer afin d’avoir leur avis pourrait faire fleurir de nombreuses suggestions à prendre en compte.
Par ailleurs, si le voyage scolaire que vous envisagez doit s’effectuer dans un endroit qui nécessite des formalités administratives particulières ou l’achat de billets d’avion, vous aurez la possibilité de procéder à ces formalités de façon sereine une fois que chacun de ces acteurs aura l’information selon laquelle vous prévoyez d’effectuer un voyage scolaire. Chacun pourra prendre ses dispositions et se rendre disponible pour l’organisation du voyage.
Établissez un programme de séjour de voyage scolaire
Cette étape consiste à proposer à tous les acteurs énumérés plus haut, les destinations auxquelles vous pensez pour le voyage scolaire. Ceux-ci vont vous donner leur avis sur ces destinations et ensemble, vous pourrez décider et fixer celles que vous visiterez lors de votre voyage scolaire.
Par ailleurs, avec un plan de séjour, vous pouvez être sûr que vous aurez un plan à respecter lorsque le voyage scolaire se tiendra. Il est absolument important que vous l’élaboriez et que vous y soyez fidèle, car ce sera la clé de voûte du bon déroulement du voyage scolaire.
Fixez-vous un budget de voyage scolaire
Le budget sera bien entendu fonction de votre destination. C’est pourquoi les différents acteurs du voyage scolaire doivent en être informés bien avant son déroulement. De cette façon, vous saurez prévoir le budget qu’il faudra investir dans son organisation et s’il est relativement élevé, vous pourrez vous assurer de lancer sa mobilisation avant la date de tenue du voyage scolaire.
Il faut noter que le budget peut se mobiliser de différentes façons et que plus vous aurez de temps pour l’obtenir, mieux vous aurez la capacité de le mobiliser. En général, un tel projet doit bénéficier des subventions de l’État ou d’aides financières provenant de fonds spéciaux de l’établissement ou d’associations afin de permettre à tous les élèves de participer au voyage. Cliquez ici pour découvrir les solutions de financement de voyage scolaire.
Quoi qu’il en soit, si vous vous adressez à une agence d’organisation de voyage scolaire, vous aurez la garantie que votre voyage scolaire se déroulera sans accroc.
